Perusahaan Anda semakin bertumbuh, penjualan meningkat, karyawan semakin banyak, pekerjaan juga menumpuk. Untuk meningkatkan produktivitas dan memangkas biaya karena pekerjaan yang berulang, menggunakan software adalah salah satu solusinya. Lalu bagaimana Anda memilih software yang tepat? Apakah beli atau membuatnya? Jika Anda memutuskan untuk membuat software, simak tips dari saya berikut ini.
Contents
Perusahaan yang Membutuhkan Aplikasi, Anda Salah Satunya?
Berdasarkan aset dan skala usahanya, perusahaan dapat dibagi ke dalam beberapa kategori. Perusahaan yang baru beroperasi dengan perusahaan multinasional, tentu berbeda kebutuhan software-nya. Struktur organisasi, jumlah karyawan, jumlah transaksi adalah beberapa faktor yang mempengaruhi kompleksitas kebutuhan software.
Jadi sebelum Anda memilih software house, Anda perlu memahami kebutuhan dan daya beli perusahaan Anda dulu. Jika perusahaan Anda baru beroperasi, akan tidak worth it bekerja sama dengan konsultan IT sekelas IBM atau Jatis. Begitu pula perusahaan multinasional, sangat kecil kemungkingan mempekerjakan seorang freelance mahasiswa.
Menilik pengalaman saya sejak tahun 2010, ada beberapa kelompok yang biasanya membutuhkan software.
1. Perusahaan UKM
Menurut UU no. 20 / 2008 tentang Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah; usaha kecil adalah usaha yang memiliki kekayaan bersih antara Rp50-Rp500 juta tidak termasuk tanah dan bangunan, dan penjualan tahunan antara Rp300 juta sampai dengan Rp2,5 miliar. Sedangkan perusahaan menengah memiliki kekayaan bersih antara Rp500 juta sampai dengan Rp10 miliar, dan penjualan tahunan antara Rp2,5-Rp50 miliar.
Perusahaan UKM ini kebanyakan tidak memiliki divisi IT secara khusus. Jika pun ada, hanya berisi 1-2 staf saja. Keputusan pembelian pun langsung dipegang oleh pemiliknya secara langsung. Saat ingin melakukan pengadaan software, tidak ada anggaran dan dokumen-dokumen pendukung resmi.
2. Perorangan yang Ingin Membangun Startup Digital
Saat ini, anak muda yang baru menyelesaikan studi, profesional yang sudah pengalaman, sampai pengusaha yang sudah sukses berbondong-bondong ingin membangun startup digital. Startup sedang hype! Melihat para unikon yang mendapat guyuran investasi yang fantastis, membuat banyak orang ingin terjun ke bisnis ini.
Bagi pihak-pihak yang ingin membangun startup digital, namun tidak memiliki pengetahuan teknis atau tidak memiliki mitra orang teknis, dapat mempekerjakan software house untuk membantu merealisasikan idenya. Namun, kebanyakan belum memiliki rencana bisnis yang matang dan anggaran yang memadai.
3. Perusahaan Besar
Melihat kembali UU no. 20 / 2008 tentang Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah, bahwa perusahaan menengah memiliki kekayaan bersih antara Rp500 juta sampai dengan Rp10 miliar, dan penjualan tahunan antara Rp2,5-Rp50 miliar. Dapat disimpulkan bahwa perusahaan besar adalah perusahaan yang memiliki kekayaan bersih di atas Rp10 miliar, dan penjualan tahunan di atas Rp50 miliar.
Perusahaan di kategori ini kebanyakan sudah memiliki divisi IT, dengan struktur organisasi yang jelas. Setiap tahun ada acuan KPI dan anggaran belanja IT yang terukur. Keputusan pembelian melibatkan beberapa orang dari berbagai divisi dan level jabatan. Ada pengadaan yang melalui tender maupun penunjukan langsung, dengan berbagai syarat dan dokumen-dokumen yang lengkap.
4. Startup Digital
Dari startup yang baru beroperasi dengan dana sendiri (bootstrap) hingga yang sudah memperoleh pendanaan ABC, kebutuhan software yang tidak menjadi bisnis inti dapat diserahkan kepada pihak ketiga. Hal ini dilakukan agar perusahaan dapat fokus mengembangkan teknologi yang menopang bisnis inti.
5. Pemerintah
Kategori yang terakhir adalah pemerintah. Pengadaan software biasanya dipegang oleh bagian Pusat Data dan Informasi (Pusdatin). Terkadang langsung dieksekusi oleh end-user karena kebutuhannya mendesak, dan jika melalui Pusdatin membutuhkan administrasi yang lama dan proses yang panjang.
Pengadaan software di pemerintah sudah ada anggaran yang jelas dan kelengkapan dokumen menjadi syarat yang cukup penting. Keputusan diambil sesuai aturan yang ada, yang dipegang langsung oleh panitia pengadaan.
Setiap kategori di atas memiliki kriteria masing-masing dalam pengadaan software. Saya akan membantu Anda mengambil keputusan untuk memilih software house sebagai mitra kerjasama.
Membeli atau Membuat Software?
Saat perusahaan Anda membutuhkan software, Anda tidak harus membuatnya. Sudah banyak produk software jadi yang beredar di pasaran. Namun, adakalanya fitur yang tersedia di software tersebut belum sesuai dengan kebutuhan Anda. Saat itulah Anda membutuhkan software house untuk membantu membangun software untuk Anda.
Untuk membuat software, biaya yang dikeluarkan lebih besar daripada membeli yang sudah jadi. Pembangunannya membutuhkan waktu. Disertai dengan berbagai risiko seperti waktu pembangunan yang tidak tepat waktu, tidak sesuai yang diinginkan, komunikasi dengan software house yang tidak lancar, dll. Sehingga untuk memilih mitra untuk membangun software, Anda perlu hati-hati agar waktu dan biaya yang dikeluarkan tidak sia-sia.
Sama seperti perusahaan yang lain, software house juga ada yang kecil dan besar. Besar kecilnya software house dapat dilihat dari jumlah talenta programmer yang dimiliki. Kecil jika jumlah programmer masih kurang dari 10 orang, menengah 11-30 orang, besar 31-50 orang, dan raksasa jika memiliki 50 orang programmer. Pengelompokan ini murni dari saya, tidak ada rujukan resmi. Tujuannya untuk mempermudah seleksi pemilihan software house yang akan membantu Anda.
Persiapan Kerjasama Pembangunan Software
Sebelum Anda bertemu dengan kandidat mitra software house, ada baiknya melakukan persiapan terlebih dahulu. Agar apa yang Anda harapkan dapat tercapai sesuai tujuan.
1. Tentukan Tujuan dan Lingkup Pekerjaan, jika memungkinkan: Anggaran!
Mengapa Anda membutuhkan software, dan apa tujuan yang ingin dicapai dengan pembelian software tersebut? Anda harus mampu menjelaskan ini kepada mitra software house Anda. Sehingga mereka dapat memberikan solusi dan perkiraan harga yang akurat.
Apabila memungkinkan, Anda juga perlu menetapkan batas atas berapa nilai yang akan diinvestasikan untuk membuat software ini. Angka ini tidak perlu disebutkan ke mitra software house Anda. Hanya sebagai pedoman untuk menyaring penawaran yang masih masuk anggaran kantong Anda.
2. Melakukan Riset
Buatlah daftar panjang kandidat software house yang akan Ada undang untuk memberikan proposal. Anda dapat mencarinya melalui mesin pencari Google, situs freelance (projects.co.id, Sribulancer, dsb), atau minta referensi dari jejaring Anda. Anda juga dapat memeriksa inbox email maupun pesan LinkedIn, mungkin ada software house yang sudah pernah menghubungi Anda sebelumnya.
3. Membuat Shortlist
Dari daftar panjang yang telah Anda buat, buat daftar pendek (shortlist) sekitar 3-5 perusahaan. Untuk membuat daftar pendek ini, Anda dapat mempelajari informasi yang terdapat di website maupun media sosial mereka. Sudah berapa lama pengalamannya, portofolionya apa saja, client-nya siapa saja, maupun latar belakang timnya. Setelah memperoleh shortlist ini, silakan undang mereka untuk berdiskusi terkait kebutuhan Anda.
Memilih Software House untuk Perusahaan Anda
Pada tahap ini, sebaiknya Anda melakukan assessment secara langsung, bertatap muka maupun secara online. Hal ini penting agar Anda dapat mengenal dan memahami karakter mereka. Saat bertemu, beberapa hal di bawah ini yang perlu diperhatikan.
1. Latar Belakang dan Pengalaman
Tahun pengalaman, alamat kantor, legalitas, pajak, portofolio, dan client; pelajari latar belakang dan pengalaman mereka.
Lokasi kantor adakalanya menjadi sesuatu yang penting. Apabila software yang dibuat membutuhkan komunikasi intensif, sebaiknya pilih yang kantornya relatif tidak jauh.
Legalitas, perusahaan yang memiliki badan hukum resmi jelas memiliki kredibilitas yang lebih tinggi. Sejalan dengan itu, apabila perusahaan Anda membutuhkan mitra yang sudah terdaftar PKP, maka perlu diperiksa kepatuhan pajaknya.
Yang paling penting adalah pengalaman. Portofolio mereka apa saja, produk software apa saja yang pernah dibuat, dan client-nya siapa saja. Jika mereka memiliki pengalaman di industri yang sama dengan Anda, maupun membuat produk sejenis, ini merupakan nilai tambah. Dengan adanya pengalaman sejenis, solusi dan waktu yang ditawarkan seharusnya bisa lebih baik.
2. Kapasitas Produksi
Kapasitas produksi adalah seberapa banyak order yang dapat mereka kerjakan dalam satu waktu. Tanyakan proyek apa saja yang sedang dikerjakan saat ini. Jika Anda bekerja sama dengan mereka, kapan perkiraan mereka dapat mulai bekerja.
3. Kemampuan dalam Menyampaikan Solusi dan Komunikasi
Software house dipenuhi dengan para programmer, orang teknis yang kaku. Ajak mereka berdiskusi, tanyakan solusi apa yang diusulkan untuk permasalahan dan kebutuhan Anda. Bicarakan juga berbagai hal terkait industri Anda, apakah mereka dapat merespon dengan baik. Jika merasa nyambung, ini merupakan impresi yang bagus.
Berikutnya terkait dengan komunikasi. Anda akan bekerja dengan mereka selama berbulan-bulan, pastikan mereka responsif dan dapat berkomunikasi dengan baik. Tidak jarang mitra software house sulit untuk dihubungi dan ditanya perkembangan pekerjaannya.
4. UI dan UX yang Ramah Pengguna (User-friendly)
Mintalah demo aplikasi yang pernah dibuat. Lihat bagian tabel data, apakah data dapat dicari, disaring, dan diekspor ke excel dengan mudah? Periksa form input transaksi, apakah pengguna dapat menginput dengan mudah? Yang terakhir, lihat bagian laporan, apakah laporan dapat ditampilkan sesuai periode tertentu, disaring, dan menyajikan data yang informatif?
5. Teknologi yang Digunakan
Beberapa perusahaan ada yang mengharuskan software house menggunakan teknologi tertentu. Beberapa lagi tidak, yang penting software dapat digunakan dan membantu meningkatkan produktivitas perusahaan. Tanyakan apakah mereka mendukung teknologi yang perusahaan Anda terapkan?
6. Harga dan Waktu Pembangunan
Bagian ini sepertinya tidak perlu dijelaskan panjang lebar. Meskipun saya tidak jelaskan, saya yakin Anda pasti melakukan evaluasi harga dan waktu ini dengan sangat hati-hati. Perhatikan segitiga proyek, BMW Biaya, Mutu, dan Waktu. Idealnya Anda mendapatkan software dengan biaya murah, mutu yang bagus, dan disediakan dalam waktu yang cepat. Realitanya, Anda hanya dapat memilih dua saja. Apakah murah dan bagus, tapi waktu tidak cepat; apakah murah dan cepat, tapi mutu tidak bagus; atau bagus dan cepat, tapi biaya tidak murah. Keputusan Anda ??
Baca juga: Mengapa Membuat Software itu Tidak Murah
Baca juga: Harga Website Perusahaan
7. Garansi dan Dukungan Pasca-Implementasi
Setelah produk software selesai dibuat, pastikan ada garansi dari software house tersebut. Software yang bagus, itu tidak sekali dibuat kemudian digunakan selamanya. Tapi ada pengembangan, software terus dikembangkan mengikuti dinamika perusahaan. Tanyakan bagaimana mekanisme pengembangan dan dukungan pasca-implementasi yang biasanya mereka terapkan.
Baca juga: Mengapa Software Membutuhkan Maintenance
Baca juga: Bagaimana Saya Membuat Penawaran Maintenance Software
Memilih mitra software house untuk pembangunan software memang tidak mudah. Sebelum memilih, pahami lebih dahulu kebutuhan dan daya beli Anda. Tentukan tujuan dan hitung besaran anggaran untuk investasi ini. Dan terakhir pilih mitra yang sesuai pedoman saya di atas. Semoga Anda menemukan mitra software house yang cocok dan tahan lama. Salam ??
Artikel Terkait Software House
- Apa itu Software House? Definisi, Layanan, dan Info Lainnya
- Contoh Business Plan Usaha Software House
- Bagaimana Saya Mendapatkan Proyek IT
- Tips Memilih Software House, Mana yang Sesuai untuk Perusahaan Anda?
- Pengalaman Berbisnis IT Software House, Ini 10 Hal yang Saya Pelajari
- 10 Peluang Bisnis IT yang Menjanjikan di Tahun 2022
- 10+ Software House Indonesia Terbaik Disertai Data dari Clutch
- 15 Blog Software House Terbaik untuk Belajar IT
- 11 Langkah Cara Membangun Software House untuk Pemula
List Software House di Berbagai Kota
DAFTAR ISI : [tampilkan]
